Belege sammeln und aufbewahren: Fristen, digitale Ablage und Routine

Die meiste Zeit in der Buchhaltung kostet nicht das Buchen, sondern das Suchen: der Tankbeleg im Handschuhfach, die Online-Rechnung im Mailpostfach, die verblasste Kassenrolle. Wer Belege laufend und nach einem festen System sammelt, spart Stunden – und bei der Steuerberatung bares Geld. Hier liest du, welche Belege du brauchst, wie lange du sie aufbewahren musst, ob digital genügt und wie eine Routine aussieht, die in zehn Minuten pro Woche funktioniert.

Stand: 01.11.2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Welche Belege du sammeln musst

Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Jede betriebliche Einnahme und Ausgabe muss durch einen Beleg nachweisbar sein. Dazu gehören:

• Ausgangsrechnungen – alle Rechnungen, die du selbst stellst, einschließlich Stornos.
• Eingangsrechnungen – Material, Waren, Software-Abos, Miete, Telefon, Versicherungen.
• Kassenbelege – Tanken, Parken, Büromaterial, Bewirtung.
• Kontoauszüge des Geschäftskontos.
• Verträge – Miet-, Leasing- und Kreditverträge, Dienstverträge.
• Bescheide und Schreiben von Finanzamt und Sozialversicherung.
• Eigenbelege, wenn ein Originalbeleg fehlt (dazu unten mehr).

Aufbewahrungsfristen

Ein Beispiel: Eine Rechnung vom März 2026 musst du in Österreich bis mindestens Ende 2033 aufbewahren – die Frist beginnt erst mit Ablauf des Jahres 2026.

Reicht ein Foto oder Scan?

In Österreich dürfen Belege elektronisch aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO). Ein gut lesbares Foto oder ein Scan erfüllt das in der Regel. Elektronisch erhaltene Rechnungen – etwa ein PDF per E-Mail – müssen elektronisch aufbewahrt werden; ein Ausdruck allein reicht dann nicht.

In Deutschland regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) das ersetzende Scannen. Wichtig ist eine nachvollziehbare Verfahrensweise: wer scannt, wann, wie geprüft wird und wo die Dateien liegen. Elektronische Rechnungen und E-Rechnungen sind in ihrem Originalformat aufzubewahren.

Was ein ordentlicher Beleg enthalten muss

Damit eine Ausgabe anerkannt und die Vorsteuer abgezogen werden kann, braucht die Eingangsrechnung die gesetzlichen Pflichtangaben – in Österreich nach § 11 UStG. Prüfe deshalb beim Ablegen kurz: Stimmt dein Firmenname? Ist die UID-Nummer des Lieferanten drauf? Sind Leistungsdatum und Steuerbetrag angegeben? Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto muss in Österreich auch deine UID-Nummer stehen. Welche Angaben im Einzelnen nötig sind, steht im Beitrag Rechnung richtig schreiben. Fehlerhafte Rechnungen lässt du am besten sofort vom Lieferanten berichtigen – nach Monaten ist das mühsam.

Wenn ein Beleg fehlt: der Eigenbeleg

Für Ausgaben, für die es üblicherweise keinen Beleg gibt (etwa Trinkgeld oder Parkautomaten ohne Quittung) oder wenn ein Beleg verloren gegangen ist, kannst du einen Eigenbeleg erstellen: Datum, Betrag, Empfänger, Zweck der Ausgabe, Grund für das Fehlen des Originalbelegs und deine Unterschrift. Ein Eigenbeleg ist die Ausnahme, nicht die Regel – und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Die Zehn-Minuten-Routine

1. Sofort fotografieren. Kassenbon direkt nach dem Bezahlen am Handy erfassen, bevor er in der Tasche verschwindet.
2. Ein Eingang für alles. Lege fest, wohin E-Mail-Rechnungen gehen – idealerweise eine eigene Adresse oder ein Ordner nur für Rechnungen.
3. Einmal pro Woche abgleichen. Kontoauszug öffnen und prüfen, ob es zu jeder Abbuchung einen Beleg gibt. Was fehlt, sofort beim Lieferanten anfordern.
4. Einheitlich benennen. Zum Beispiel „2026-11-03_Lieferant_Betrag“ – so findet man jeden Beleg in Sekunden.
5. Monatlich abschließen. Am Monatsende ist alles erfasst, und die Unterlagen gehen gesammelt an die Steuerberatung oder in die Umsatzsteuervoranmeldung.
6. Sichern. Belege nicht nur am Handy speichern. Ein Handy kann verloren gehen; die Aufbewahrungspflicht bleibt.

Geschäftlich und privat trennen

Ein eigenes Geschäftskonto macht das Belegsammeln deutlich einfacher: Jede Bewegung darauf ist betrieblich und braucht einen Beleg, private Ausgaben stören den Abgleich nicht. Wer viele Kundenzahlungen erhält, sollte auch auf die Buchungsgebühren der Hausbank achten – Tipps dazu gibt es auf spesenfrei.at.

Was das bei der Steuerberatung spart

Steuerberatungen rechnen die Buchhaltung meist nach Aufwand oder nach Belegzahl ab. Ein Schuhkarton voller ungeordneter Zettel bedeutet Stunden an Sortierarbeit, die auf der Honorarnote landen. Geordnete, digital erfasste Belege mit zugeordneten Kontobewegungen kann die Kanzlei dagegen zügig verarbeiten. Auch der Jahresabschluss geht schneller, wenn das Jahr laufend sauber vorbereitet wurde.

In nimaro fotografierst du Belege direkt am Handy. Mit einem eigenen KI-Zugang werden Lieferant, Datum und Betrag ausgelesen, die Belege nach Monaten abgelegt und am Ende für die Steuerberatung exportiert.

Registrierkasse und Belegerteilungspflicht

Wer in Österreich bar kassiert – dazu zählen auch Karten- und Handyzahlungen vor Ort – muss für jeden Barumsatz einen Beleg ausstellen (§ 132a BAO), und der Kunde muss ihn mitnehmen. Eine Registrierkasse ist Pflicht, sobald der Jahresumsatz eines Betriebs 15.000 Euro übersteigt und davon mehr als 7.500 Euro Barumsätze sind (§ 131b BAO). Die Kasse muss mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet und bei FinanzOnline registriert sein. Für bestimmte Fälle gibt es Erleichterungen, etwa für Umsätze im Freien bis 30.000 Euro im Jahr („Kalte-Hände-Regelung“). Die Tagesabschlüsse und das Datenerfassungsprotokoll der Kasse gehören ebenfalls zu den aufzubewahrenden Unterlagen.

Eine Ablagestruktur, die funktioniert

Egal ob in einem Programm oder in Ordnern auf dem Computer: Bewährt hat sich eine Gliederung nach Jahr und Monat, darunter getrennt nach Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kasse und Bank. Ein Beispiel:

Wichtig ist weniger die perfekte Struktur als die Gewohnheit, jeden Beleg sofort an seinen Platz zu legen. Wer einmal pro Monat abschließt und prüft, ob jede Kontobewegung einen Beleg hat, muss am Jahresende nichts mehr zusammensuchen – und die Steuerberatung bekommt eine Buchhaltung, die sie schnell übernehmen kann.

Häufige Fragen

Quellen

• Bundesabgabenordnung, §§ 131 und 132 – ris.bka.gv.at
• Unternehmensserviceportal: Aufbewahrungspflichten – usp.gv.at
• Abgabenordnung (DE), § 147 – gesetze-im-internet.de
• IHK München: Grundsätze zur elektronischen Buchführung (GoBD) – ihk-muenchen.de