Rechnung richtig schreiben: alle Pflichtangaben in Österreich und Deutschland

Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung. Für deinen Kunden ist sie die Grundlage für den Vorsteuerabzug, für dich ein Beleg, den das Finanzamt jahrelang prüfen kann. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde die Vorsteuer verlieren – und wird die Rechnung zurückschicken. Hier steht, was in Österreich und in Deutschland auf eine Rechnung gehört, wo die Unterschiede liegen und welche Fehler in der Praxis am häufigsten vorkommen.

Stand: 01.11.2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Beträge und Grenzen ändern sich – prüfe vor wichtigen Entscheidungen die verlinkten amtlichen Quellen.

Österreich: die Pflichtangaben nach § 11 UStG

In Österreich regelt § 11 des Umsatzsteuergesetzes 1994, was eine Rechnung enthalten muss. Welche Angaben genau nötig sind, hängt vom Rechnungsbetrag ab. Für eine „normale“ Rechnung über 400 Euro brutto gilt:

1. Name und Anschrift des Leistenden – also deine Firma, wie sie im Firmenbuch oder Gewerberegister steht.
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung. „Diverse Arbeiten“ reicht nicht; „Gartenpflege 12 Stunden, Heckenschnitt“ schon.
4. Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung. Auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, sollte er ausdrücklich dastehen.
5. Entgelt (Nettobetrag) und der anzuwendende Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
6. Steuerbetrag in Euro.
7. Ausstellungsdatum.
8. Fortlaufende Rechnungsnummer, die die Rechnung einmalig kennzeichnet. Mehrere Nummernkreise (etwa je Filiale) sind erlaubt, solange jede Nummer nur einmal vergeben wird.
9. UID-Nummer des Leistenden.
10. UID-Nummer des Empfängers, wenn der Gesamtbetrag 10.000 Euro brutto übersteigt und der Empfänger ein Unternehmer im Inland ist.

Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro

Für Rechnungen bis 400 Euro brutto genügen weniger Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Menge und Bezeichnung, Tag bzw. Zeitraum der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (also brutto), der Steuersatz und das Ausstellungsdatum. Name des Empfängers, Rechnungsnummer und UID-Nummer sind nicht verpflichtend. Viele Betriebe nummerieren trotzdem jede Rechnung fortlaufend – das macht die Buchhaltung deutlich einfacher.

Deutschland: die Pflichtangaben nach § 14 UStG

In Deutschland legt § 14 Abs. 4 UStG die Pflichtangaben fest. Inhaltlich ähneln sie den österreichischen, es gibt aber einige Unterschiede:

• Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger.
• Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers – in Deutschland reicht also auch die Steuernummer.
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.
• Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
• Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung (etwa Skonto).
• Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
• Bei bestimmten Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen: ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers.

Die Kleinbetragsrechnung ist in Deutschland bis 250 Euro brutto möglich (§ 33 UStDV). Sie braucht Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Bruttoentgelt und den Steuersatz.

Österreich und Deutschland im Vergleich

Punkt	Österreich	Deutschland
Rechtsgrundlage	§ 11 UStG 1994	§ 14 UStG, § 33 UStDV
Kleinbetragsrechnung	bis 400 € brutto	bis 250 € brutto
Steuerkennzeichen des Leistenden	UID-Nummer	Steuernummer oder USt-IdNr.
UID des Empfängers	über 10.000 € brutto (Inland), immer bei innergemeinschaftlichen Leistungen und Reverse Charge	bei innergemeinschaftlichen Leistungen und Reverse Charge
Aufbewahrung	7 Jahre (§ 132 BAO)	8 Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen (§ 147 AO)

Sonderfälle, die oft schiefgehen

Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Befreiung auf die Rechnung, in Österreich etwa „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“, in Deutschland ein Verweis auf § 19 UStG. Weist ein Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldet er sie aufgrund der Rechnung – ohne Vorsteuerabzug auf der anderen Seite. Wie die Regelung funktioniert, erklärt unser Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Reverse Charge und Leistungen ins EU-Ausland

Erbringst du eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, geht die Steuerschuld in der Regel auf den Empfänger über. Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, aber beide UID-Nummern und den Hinweis „Übergang der Steuerschuld“ (Reverse Charge). Die UID-Nummer des Kunden solltest du vorher über das EU-System VIES prüfen und die Bestätigung aufbewahren.

Anzahlungsrechnungen

Verlangst du eine Anzahlung, stellst du darüber eine eigene Rechnung mit Umsatzsteuer aus. In der Schlussrechnung ziehst du die Anzahlung samt darauf entfallender Steuer wieder ab. Wird das vergessen, wird die Steuer doppelt ausgewiesen.

Rechnungen korrigieren

Eine bereits verschickte Rechnung wird nicht gelöscht oder überschrieben. Fehlt eine Angabe oder ist ein Betrag falsch, stellst du eine Berichtigung bzw. eine Stornorechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Nummer aus und schreibst danach eine neue Rechnung. So bleibt die Nummernfolge nachvollziehbar.

E-Rechnung: was sich ändert

In Österreich müssen Rechnungen an Bundesdienststellen schon seit 2014 als strukturierte E-Rechnung über das Unternehmensserviceportal eingebracht werden. Zwischen Unternehmen ist ein PDF per E-Mail weiterhin zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.

In Deutschland gilt seit 01.01.2025 für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen schrittweise die E-Rechnungspflicht: Empfangen können müssen alle Unternehmen bereits jetzt; ausstellen müssen E-Rechnungen (etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD) Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028. Für Kleinbetragsrechnungen und für Kleinunternehmer gelten Ausnahmen. Wer nach Deutschland an Unternehmen fakturiert, sollte das im Auge behalten.

Die häufigsten Fehler – und wie du sie vermeidest

1. Fehlendes Leistungsdatum. Schreibe es immer dazu, notfalls „Leistungsdatum = Rechnungsdatum“.
2. Doppelte oder springende Nummern durch händisch gepflegte Word-Vorlagen. Ein Programm, das die Nummer selbst vergibt, löst das Problem dauerhaft.
3. Unklare Leistungsbeschreibung wie „Pauschale“. Besser: was, wie viel, wann.
4. Falsche oder fehlende UID-Nummer, besonders bei Kunden im EU-Ausland.
5. Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmerregelung ausgewiesen.
6. Rundungsdifferenzen zwischen Positionen und Gesamtsumme. Rechne die Steuer auf die Nettosumme je Steuersatz.

Checkliste zum Ausdrucken

In nimaro sind diese Angaben als Pflichtfelder hinterlegt: Die Rechnungsnummer läuft automatisch weiter, und ohne Leistungsdatum oder Kundendaten lässt sich keine Rechnung abschließen.

Zahlungsziel, Skonto und Verzugszinsen

Das Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe, gehört aber auf jede Rechnung – sonst bleibt unklar, wann der Kunde in Verzug ist. Bewährt hat sich eine konkrete Formulierung mit Datum: „Zahlbar bis 15.12.2026 ohne Abzug“ ist eindeutiger als „zahlbar binnen 14 Tagen“. Bietest du Skonto an, nenne Prozentsatz und Frist („2 % Skonto bei Zahlung bis 08.12.2026“); in Deutschland muss eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung sogar ausdrücklich auf der Rechnung stehen.

Zahlt ein Unternehmer nicht rechtzeitig, kannst du Verzugszinsen verlangen. Zwischen Unternehmern betragen sie in Österreich 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB), in Deutschland 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Zusätzlich steht dir in beiden Ländern eine Pauschale von 40 Euro für Betreibungskosten zu (§ 458 UGB bzw. § 288 Abs. 5 BGB). Gegenüber Verbrauchern gelten niedrigere Sätze. In der Praxis lohnt sich vor einer Mahnung mit Zinsen meist eine freundliche Zahlungserinnerung – viele offene Rechnungen sind schlicht übersehen worden.

Bankverbindung und Verwendungszweck

Schreib IBAN und BIC gut sichtbar auf die Rechnung und bitte darum, die Rechnungsnummer als Verwendungszweck anzugeben. Das klingt banal, entscheidet aber darüber, ob eine Zahlung automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet werden kann oder ob du am Monatsende Kontoauszüge abgleichen musst.

Häufige Fragen

Quellen

• Umsatzsteuergesetz 1994, § 11 – Rechtsinformationssystem des Bundes: ris.bka.gv.at
• Unternehmensserviceportal: Formerfordernisse einer Rechnung – usp.gv.at
• Deutsches Umsatzsteuergesetz, § 14 – gesetze-im-internet.de
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 – gesetze-im-internet.de
• Bundesministerium der Finanzen (DE): Fragen und Antworten zur E-Rechnung – bundesfinanzministerium.de